Här är frågorna som skapar engagemang!
Vilka är de bästa frågorna? Tänk nytt! Kortfattat, neutralt och pedagogiskt är en bra början – men det handlar också om rätt frågor vid rätt tillfälle. Då kommer engagemanget på köpet!
4 frågetyper – som alla har en roll att spela
Det dessa frågetyper har gemensamt är snabbhet och tydlighet. Men en arbetsplats är komplex och därför syftar de till olika saker. Tillsammans ger de en komplett bild av företagets status, behov och trend samt ger en spark där bak för att skapa/förstärka önskade beteenden.
Actionfrågor – ger effekt bara av att ställas
Om en grupp (eller hela företaget) har kommit fram till att de vill se förändring inom vissa områden, t.ex. självledarskap eller att ge varandra feedback och beröm, så kan ni förstärka det önskade beteendet med actionfrågor. För att vara extra smarta kan ni addera ett tredje svarsalternativ: “Nej, men jag ska”. Det ger effekt direkt. Det är viktigt att alla är med på att dessa frågor kommer ställas, annars kan de ses som kritik och skapa negativ stämning. Men det löser ni genom att kommunicera varför frågan och det önskade beteendet är viktigt.
Proaktiva frågor – så optimerar du veckan
Det är måndag. Hur vet du vad som skulle engagera/motivera era medarbetare mest just denna vecka? Fråga! De kanske känner sig frustrerade och behöver mer feedback och beröm just denna vecka. Nu vet du vad som kan orsaka problem under kommande vecka, och kan istället jobba proaktivt för att öka engagemang och produktivitet.
Pulsmätning – följer upp att allt är som det ska
När veckan har gått är det perfekt att stämma av hur den var. 3-5 frågor. T.ex. trivsel, stressnivå och feedback från arbetsledningen. Snabbt och enkelt. Detta ger er betyg att följa upp över tid. En löpande mätning ställer inte samma krav på er som en årlig medarbetarundersökning, eftersom den är till för att säkerställa att allt är som det ska. Om allt är bra så är det ingen som kommer kräva att den senaste mätningen ska leda till några stora förändringar, det är själva uppföljningen som är värdet. Med rätt upplägg och ett smart system kan den pulsade mätningen också säga vad som får medarbetarna att må/prestera sämre – och i vilken grupp det berör. Då kan ni hjälpa de som behöver stöttas, vilket leder oss in på:
Fördjupning av problem – hittar lösningar när allt inte är som det ska
När den pulsade mätningen hittat ett problem är det dags att byta frågor. Nu ska problemet fördjupas. Här gäller det att fokusera ordentligt och visa medarbetarna att ni faktiskt tar problemet på allvar och vill hitta bästa möjliga lösning. Att ha ett enkelt sätt att ta itu med problem är efterlängtat hos många företag och skapar förtroende hos medarbetarna. I och med detta blir era mätningar lika djupa och detaljerade som den långa årliga enkäten (om inte ännu djupare). Därför kan ni helt ersätta den årliga enkäten med “pulsade” och fördjupade mätningar. Det går hand i hand med AFS 2015:4, Arbetsmiljöverkets uppdaterade föreskrifter om att jobba systematiskt med arbetsmiljön.
Rätt fråga vid rätt tillfälle
Enkelhet är viktigt. Men timing är också en nyckel för att det ska fungera. Vissa frågor passar bäst i början av en vecka. Andra i slutet. Därför har vi satt ihop en överskådlig kalender som visar den bästa timingen för olika frågetyper. Självklart väljer ni vad som passar er organisation bäst. Men en allmän rekommendation är att börja med “Pulsade mätningar”, t.ex. varannan fredag. Det är en bra start. För att få djup i era pulsade mätningar kan ni addera en fördjupningsmätning då och då (vid behov). Det räcker långt.
Om ni har något som ni kallar “månadens fråga” så kan den innehålla antingen en fördjupning (om det behövs) eller en actionfråga (som ska förstärka ett önskat beteende).
Den proaktiva frågan “Vad skulle motivera dig extra den här veckan?” är bäst på måndagar och kan fungera som ett verktyg för att jobba med grupper som har extra kämpigt med motivationen. Det är alltså inget ni behöver köra på hela företaget.
Om ni har ett traditionellt synsätt på enkäter kommer det låta helt orimligt att mäta varje eller varannan vecka. “Medarbetarna vill ju ha återkoppling och se resultat efter en enkät!”. Men du kan vara lugn, det finns ett annat perspektiv. Kvalitetssäkring. Medarbetarna kommer inte kräva några insatser varje vecka. De förstår värdet av att följa upp måendet och engagemanget över tid. Om era rutiner begränsar er till att jobba med datan en gång i månaden eller kanske en gång per kvartal, var ändå glada för att ni kan se en trendlinje över den senaste perioden. Då kan ni härleda vissa betyg till specifika händelser och få bättre förståelse.
Vilka frågor borde undvikas?
Det är onödigt att ställa för detaljerade frågor hela tiden. Övergripande mätningar bör ske löpande. Fördjupande mätningar bör ske vid behov. Många bakgrundsfrågor eller kontrollfrågor kan undvikas helt. Om enkäten handlar om jämställdhet är kön och ålder bra frågor. Men behövs de i de pulsade mätningarna?
Om du vill börja använda någon av frågetyperna i denna artikel, kontakta GreatRate på info@greatrate.se eller 010-151 09 09